เพื่อให้เห็นประโยชน์ชัดเจน ลองมาดูตัวอย่างธุรกิจที่เติบโตแล้วระบบหลังบ้านพัง จนต้องจ้างสำนักงานบัญชีเข้ามาวางระบบให้ใหม่ครับ:
ตัวอย่าง: ร้านขายเสื้อผ้าแฟชั่นออนไลน์ “สไตล์ชิค”
ปัญหาเดิมก่อนวางระบบ :
ร้านนี้เริ่มต้นจากเจ้าของทำเองคนเดียว ต่อมาธุรกิจโตขึ้นจนมีพนักงาน 10 คน (แอดมินตอบแชต 5 คน, คนแพ็กของ 3 คน, ฝ่ายจัดซื้อ 2 คน) เจ้าของเริ่มคุมไม่ไหว เจอปัญหาเงินสดหายไม่รู้ที่มา, สต็อกเสื้อผ้าในโกดังไม่ตรงกับยอดขาย, แอดมินแอบให้ส่วนลดลูกค้าเองโดยเจ้าของไม่รู้เรื่อง และบิลค่าใช้จ่ายสูญหายจนนำไปหักภาษีไม่ได้
สิ่งที่สำนักงานบัญชีเข้าไปวางแผนระบบให้:
- ควบคุมสิทธิ์การขาย : ล็อกระบบหลังบ้านให้แอดมินมีสิทธิ์แค่คีย์ออเดอร์ตามราคาป้ายเท่านั้น หากจะลดราคาให้ลูกค้า ระบบจะบังคับให้ส่งคำขออนุมัติเด้งมาที่มือถือของเจ้าของก่อน
- เชื่อมต่อระบบสต็อกและบัญชี : วางระบบให้โปรแกรมดูดออเดอร์หน้าเว็บ (เช่นระบบ POS หรือระบบคลังสินค้า) เชื่อมต่อกับโปรแกรมบัญชีโดยตรง ทันทีที่ลูกค้าโอนเงินและแอดมินกดส่งของ ระบบจะตัดสต็อกอัตโนมัติและคีย์บันทึกเป็น “รายได้” ในระบบบัญชีทันทีโดยไม่ต้องใช้คนคีย์ซ้ำ
- วางระบบจ่ายเงินสดย่อย : ออกกฎห้ามพนักงานหยิบเงินสดจากลิ้นชักไปซื้อของจิปาถะ (เช่น ค่าเทปกาว, ค่ากล่องพัสดุ) โดยตั้งวงเงินสดย่อยไว้ให้ฝ่ายแพ็กของเดือนละ 3,000 บาท ทุกครั้งที่ใช้ต้องแนบใบเสร็จตัวจริง หากไม่มีใบเสร็จ พนักงานบัญชีจะไม่ยอมเบิกเงินคืนให้
- จัดทำรายงานกำไรรายสินค้า: ออกแบบผังบัญชีให้แยกต้นทุนเสื้อผ้าแต่ละคอลเลกชัน ทำให้เจ้าของดูรายงานได้ทุกสิ้นเดือนว่า เสื้อผ้ารุ่นไหนทำกำไรได้ดีที่สุด และรุ่นไหนควรเลิกสั่งเข้ามาขาย
ผลลัพธ์หลังวางระบบ :
เจ้าของร้าน “สไตล์ชิค” สามารถดูยอดขาย ต้นทุน และกำไรที่แท้จริงได้แบบเรียลไทม์จากหน้าจอมือถือ เงินสดไม่รั่วไหล พนักงานทำงานเป็นระบบ และเมื่อถึงสิ้นเดือนก็สามารถส่งออกไฟล์รายงานภาษีให้สรรพากรได้ทันทีโดยไม่ต้องมานั่งรื้อค้นกองเอกสารอีกต่อไป
